En la operación diaria de un grupo empresarial es común que los activos de una sociedad sean utilizados por otras empresas del grupo, por sus accionistas o incluso por integrantes de su familia.
Un vehículo puede quedar asignado al socio principal. Un inmueble propiedad de la empresa puede ser utilizado por un accionista. Una máquina puede trasladarse temporalmente a otra sociedad del grupo.
Desde la perspectiva operativa, estas situaciones pueden parecer naturales. Después de todo, las empresas pertenecen al mismo grupo.
Fiscalmente, sin embargo, cada sociedad mantiene una personalidad jurídica y una esfera fiscal propia. Por eso, el hecho de que exista un mismo grupo de accionistas no elimina la necesidad de distinguir quién utiliza un activo, bajo qué condiciones y con qué finalidad.
El riesgo aparece cuando esa utilización no corresponde con la naturaleza de la operación o carece de elementos suficientes para sustentar su tratamiento fiscal.
Compartir activos no significa que puedan utilizarse sin reglas
Que dos empresas pertenezcan al mismo grupo no impide que compartan infraestructura. Lo relevante es que el uso del activo corresponda con una operación identificable.
No es lo mismo que una sociedad permita temporalmente a otra utilizar determinada maquinaria bajo condiciones previamente establecidas, que mantener un activo registrado en una empresa mientras otra lo utiliza de manera permanente sin contrato ni contraprestación.
Lo mismo ocurre con los accionistas.
Un vehículo asignado para actividades relacionadas con la empresa no plantea el mismo escenario que uno cuyo uso es predominantemente personal mientras la sociedad absorbe sus gastos.
La diferencia no está en compartir el activo, sino en cómo se estructura y se reconoce fiscalmente ese uso.
¿Qué puede cuestionar la autoridad?
El análisis puede involucrar distintos aspectos de la operación: quién utiliza el activo, cuál es su finalidad, quién absorbe los costos, si existe una contraprestación y si el tratamiento contable y fiscal corresponde con lo que ocurre en la realidad.
Deducciones
Los gastos relacionados con un activo —mantenimiento, seguros, depreciación, reparaciones u otros— deben cumplir con los requisitos fiscales aplicables y guardar relación con la actividad de la empresa.
Cuando el uso del activo se desvincula de esa actividad, la procedencia de las deducciones asociadas puede ser cuestionada.
Por ello, no basta con que la factura esté a nombre de la sociedad. Es necesario que exista una relación justificable entre el gasto y la actividad que desarrolla.
Operaciones entre partes relacionadas
Cuando una empresa del grupo utiliza un activo propiedad de otra, debe analizarse la naturaleza de la operación y, cuando resulte aplicable, el cumplimiento de las reglas de precios de transferencia.
Las condiciones pactadas deben poder sustentarse considerando aquellas que habrían utilizado partes independientes en circunstancias comparables.
Esto adquiere especial relevancia cuando el activo se utiliza sin contraprestación o mediante cantidades que no cuentan con una justificación económica suficiente.
Beneficios para los accionistas
El uso de activos corporativos por parte de los accionistas requiere un análisis distinto.
No cualquier utilización personal constituye automáticamente un dividendo o un ingreso omitido. La consecuencia fiscal dependerá de las características de la operación y de las disposiciones aplicables.
Lo que sí debe evitarse es que un beneficio personal quede registrado simplemente como un gasto de la empresa sin analizar su naturaleza y tratamiento fiscal.
Un activo puede compartirse dentro de un grupo; lo que no debería compartirse es la falta de claridad sobre su uso.
El problema no es el activo, sino la falta de correspondencia
En una revisión fiscal, una de las cuestiones relevantes es la correspondencia entre lo que sucede en la operación y lo que reflejan los documentos de la empresa.
Si un inmueble pertenece a una sociedad, pero otra entidad lo utiliza; si una maquinaria se encuentra permanentemente en otra empresa; o si un vehículo corporativo es utilizado por un accionista, debe existir una explicación consistente con la naturaleza de cada caso.
La contabilidad, los contratos y los registros operativos deben ser capaces de respaldar esa realidad.
Cuando existen diferencias entre ellos, aumenta el espacio para que la autoridad cuestione la operación y sus efectos fiscales.
Una empresa institucionalizada también ordena sus activos
La gestión de los activos corporativos no debería depender de acuerdos informales ni de la idea de que, por pertenecer al mismo grupo, todas las operaciones pueden manejarse de la misma manera.
Una estructura empresarial sólida distingue entre la propiedad del activo, su usuario, la finalidad de su utilización y las consecuencias fiscales que correspondan.
No se trata de complicar la operación ni de impedir que los recursos se aprovechen eficientemente.
Se trata de que esa eficiencia pueda sostenerse también desde la perspectiva jurídica y fiscal.
Porque en una empresa institucionalizada, compartir un activo puede ser una decisión de negocio. Lo que no debería serlo es dejar sin definir las condiciones bajo las cuales se utiliza.
